📥 Nguồn của dự án: mọi file đã đến, theo từng ngày

Mỗi dự án có hai vùng:

• Nguồn — mọi file bạn hoặc nhóm của bạn đưa vào: file từ nhóm Telegram, thư mục Google Drive hay thư mục trên máy, file một nguồn Drive nhập một lần bằng Nhập file một lần…, và file bạn tự thêm. Trên ổ đĩa, đây là thư mục sources/ của dự án.
• Làm việc — mọi thứ còn lại. Bạn và agent sắp xếp tự do, không có thư mục bắt buộc. Báo cáo theo lịch mặc định nằm trong reports/<YYYY-MM>/, trừ khi bạn muốn để chỗ khác.

Dự án còn có thư mục ẩn .amba/, nơi AMBA giữ trạng thái của riêng mình (những gì đã ghi nhận về dự án, các bản cũ của file). Bạn không cần mở thư mục này.

Trong cây file, hai vùng hiện thành Nguồn (theo nguồn, rồi theo ngày) và Làm việc (cây thư mục tự do).

---

1. Agent không bao giờ sửa được Nguồn

Agent, quy trình, công cụ xử lý file Office, đoạn mã do mô hình viết và các lần chạy thử đều đọc được Nguồn nhưng không bao giờ ghi, chuyển, đổi tên hay xoá được bất cứ thứ gì trong Nguồn hoặc trong .amba/. Ứng dụng chặn điều này ở mọi thao tác với file, trong mọi chế độ — đây không phải một tuỳ chọn, và không quyền hay lần duyệt nào tắt được. Kết quả luôn được lưu thành file mới trong vùng Làm việc.

File nằm ngoài dự án (thư mục Drive, thư mục trên máy) được sao chép vào Nguồn; file gốc vẫn ở chỗ cũ và không bao giờ bị động tới.

2. Bạn vẫn sửa được file nguồn

Nguồn chỉ khoá với agent, không khoá với bạn. Nếu bạn tự sửa một file (ví dụ trong Excel):

• AMBA giữ lại bản trước. Trong cây file, file có biểu tượng lịch sử; ⋯ → Lịch sử file liệt kê các bản cũ.
• Các số liệu và báo cáo đã dựa vào bản cũ được đánh dấu để kiểm tra lại. Ngày của file đó hiện "File "…" đã thay đổi sau khi báo cáo "…" dùng nó — hãy chạy lại" kèm nút Chạy lại.

Bạn cũng có thể xoá một file nguồn trong ứng dụng; nội dung của nó vẫn còn trong lịch sử.

3. "Bản cuối" là một trạng thái, không phải một thư mục

Một file là bản cuối khi quy trình đã giao nó, hoặc khi bạn tự đánh dấu (Đánh dấu bản cuối trong cây file; Bỏ đánh dấu bản cuối để huỷ). File bản cuối có nhãn Bản cuối dù được lưu ở đâu. Bạn vẫn có thể giữ thư mục final/ của riêng mình nếu thích.

4. Loại file

Khi một file đến, AMBA ghi nhận cho file đó, không dùng AI:

• ngày kinh doanh của file (từ nội dung, tiêu đề, tên file, tin nhắn gửi kèm và giờ nhận);
• loại file, ví dụ "Báo cáo bán hàng" hay "Chi phí", nhận ra từ cấu trúc của file (tên sheet, các cột, tiêu đề);
• ai gửi, và file có trùng hay là bản mới hơn của một file đã nhận không;
• lần chạy quy trình hay báo cáo nào đã dùng file, và lúc nào.

Lần đầu gặp một kiểu file mới, AMBA hỏi một lần — File này là loại gì? — kèm gợi ý (cả trong chat Telegram của bạn). Đặt tên một lần, lần sau AMBA tự nhận ra. Ở cửa hàng mẫu, chỉ cần đặt tên hai loại là cả 43 file đều được phân loại. Cài đặt dự án → Loại file cho đổi tên hoặc gộp các loại file AMBA đã học.

5. Mỗi nguồn là một mục trong cây file

Trong mục Nguồn của cây file, mỗi nguồn là một mục riêng — ví dụ Telegram · Nhóm Kế toán, Drive · Báo cáo chi nhánh, Thư mục · Hoá đơn — với một chấm tình trạng: xanh là Đang nhận, vàng là cần để ý (chưa nhận file nào, tạm dừng, lỗi tạm thời), đỏ là nguồn đã ngừng nhận (Cần đăng nhập lại, bot không đọc được nhóm, thư mục không còn). File bạn tự thêm nằm ở Bạn tải lên.

Dưới mỗi nguồn là các ngày, mỗi ngày có một nhãn nhỏ ở bên phải, chỉ tính file của nguồn đó:

Nhãn	Nghĩa	Bấm vào
✓	File của ngày đã được dùng trong báo cáo	báo cáo nào, lúc nào, lần chạy nào
N chưa rõ loại	Có file kiểu mới	File này là loại gì? — trả lời ngay tại đó
N cần chọn ngày	Có file chưa chắc thuộc ngày nào	chọn ngày (hoặc Không theo ngày)
⚠	Ngày có file mà chưa có báo cáo, hoặc file đã đổi sau báo cáo	lý do và nút sửa: Chạy ngay, Chạy lại, Xem quy trình, Đăng nhập lại

Rê chuột lên nhãn để đọc lý do; mỗi việc sửa chỉ cách hai lần bấm từ cây file. File nào chưa rõ loại có thêm một chấm nhỏ cạnh tên. ⋯ → Lịch sử file trên một file cho biết báo cáo nào đã dùng nó và các bản cũ AMBA giữ lại.

Mở một nguồn

Bấm vào một nguồn để mở nó thành một tab, như mở một file (đóng, mở lại, chuyển qua lại như file). Phần chính là Lịch sử nạp file, mới nhất trước, theo ngày. Mỗi lần AMBA kiểm tra nguồn là một dòng với giờ và một kết quả:

• ✓ N file mới — kèm tên file và người gửi (nhóm Telegram) hoặc "từ thư mục";
• – không có file mới — các lần kiểm tra liền nhau không có gì được gộp lại thành một dòng: không có file mới (17 lần);
• ⚠ bỏ qua N file — kèm lý do: trùng nội dung với một file đã có, quá lớn (Telegram cho bot tải tối đa 20 MB), loại file không đọc (chương trình cài đặt), file tạm của Office (~$…), file Google không tải về được;
• ✗ Không tải được N file — sẽ thử lại khi Lấy file — mạng chập chờn, Telegram hoặc Google lỗi thoáng qua, file đang bị chương trình khác giữ. AMBA ghi nhớ file đó và mỗi lần Lấy file sau sẽ thử tải lại trước; tải được thì dòng mới ghi Tải lại được N file và file vẫn vào đúng ngày gửi. Sau 5 lần thử lại không được, dòng đó ghi tên file kèm nút Thử lại. File bị bỏ qua có chủ đích (trùng, quá lớn, loại không đọc) không bao giờ được thử lại.
• ✗ lỗi — ví dụ Google cần đăng nhập lại, kèm nút Đăng nhập lại; lỗi lặp lại được gộp: Lặp lại 12 lần từ 06:00.

File chưa rõ loại có nút Phân loại ngay trong dòng đó. Kéo xuống (hoặc Xem thêm) để xem các lần cũ hơn. AMBA giữ lịch sử này 90 ngày.

Nút Thiết lập ở góc phải tab mở hoặc đóng khung thiết lập; AMBA nhớ lựa chọn của bạn. Khung thiết lập theo loại nguồn:

• Nhóm Telegram — Bot nhận file, Nhóm (chọn theo tên), Hỏi ngày khi chưa rõ (bạn, một người trong danh bạ, hoặc không hỏi ai), Hỏi loại file qua Telegram.
• Thư mục Google Drive — Tài khoản (đăng nhập lại ngay tại đây khi Google yêu cầu), Thư mục (chọn theo tên), Lấy cả file đã có.
• Thư mục trên máy — Đường dẫn, Lấy cả file đã có.

Mọi loại nguồn đều có thêm Cách xếp file. AMBA đọc mọi cấp thư mục con của thư mục Drive hay thư mục trên máy; thư mục trỏ ngược lên chỉ được đọc một lần, và mỗi lần Lấy file lấy tối đa 5.000 file (bấm lần nữa để lấy tiếp).

Bên dưới: Kiểm tra, Tạm dừng / Tiếp tục và Xoá nguồn.

Cách xếp file

Cách xếp file quyết định file của nguồn nằm trong những thư mục nào, bên trong thư mục của chính nguồn đó:

• Theo ngày (mặc định) — mỗi ngày số liệu một thư mục (2026-10-07);
• Theo tháng — mỗi tháng một thư mục (2026-10);
• Theo năm — mỗi năm một thư mục (2026);
• Giữ nguyên thư mục gốc (chỉ thư mục Drive và thư mục trên máy) — đúng các thư mục như trong nguồn, ví dụ Kế toán/Tháng 10/….

Khi xếp theo ngày, tháng hoặc năm, file chưa rõ ngày nằm trong Chưa rõ ngày. Ngày số liệu của từng file, loại file, nhãn trạng thái của ngày và những gì quy trình đọc không phụ thuộc vào cách xếp. Khi xếp theo tháng, năm hoặc giữ thư mục gốc, nhãn trạng thái từng ngày còn hiện ở đầu tab của nguồn (Theo ngày số liệu), và thư mục tháng hay năm trong cây mang nhãn tổng hợp các ngày của nó.

Cách xếp mới áp dụng cho file mới. Khi bạn đổi cách xếp trong phần thiết lập và lưu, AMBA hỏi có Sắp xếp lại ngay các file đã có hay Chỉ áp dụng cho file mới. Sắp xếp lại… (trong ⋯ của nguồn trên cây hoặc trên tab của nguồn) làm việc này bất cứ lúc nào: chọn cách xếp, xem Sẽ chuyển N file vào M thư mục, rồi xác nhận. Hai file trùng tên trong một thư mục đều được giữ: file thứ hai có thêm (2). Dữ kiện, báo cáo, lịch sử file và các lần nhắc tới file trong hội thoại đều theo file tới chỗ mới. Chỉ thư mục của chính nguồn thay đổi; agent và quy trình vẫn không thể di chuyển file trong Nguồn.

Xoá nguồn và các file của nó

Mỗi nguồn sở hữu các file nó đã nạp — cả file nhận tự động lẫn file nhập một lần. Xoá nguồn hỏi lại, với ô Xoá luôn N file đã nạp từ nguồn này (kèm dung lượng) được chọn sẵn:

• Để chọn: các file đó, các bản cũ AMBA giữ và lịch sử nạp của chúng bị xoá hẳn. Nếu có số liệu hoặc báo cáo đã dùng các file này, hộp thoại nói rõ chúng sẽ cần kiểm tra lại.
• Bỏ chọn: AMBA ngừng nhận file mới; các file đã nạp ở lại trong Nguồn, dưới mục Nguồn đã xoá · <tên>. Mục này cũng mở thành tab và có nút Xoá để xoá hẳn sau.

AMBA không cho xoá một nguồn khi còn quy trình đang đọc nó — hãy bỏ nguồn đó khỏi các bước Lấy file của quy trình trước. Nếu một file đang bị ứng dụng khác mở nên chưa xoá được, AMBA báo tên file và tự thử lại ở lần mở sau. File trong Bạn tải lên vẫn xoá được từng file như trước. Agent và quy trình thì không bao giờ xoá được gì trong Nguồn.

Bạn tải lên cũng mở thành tab, liệt kê các file bạn đã thêm theo thời gian.

Lấy file

AMBA không tự đọc nguồn trong nền: file vào Nguồn khi bạn yêu cầu, hoặc khi một quy trình đọc nguồn đó chạy.

• Lấy file ở đầu tab của một nguồn (hoặc ⋯ → Lấy file trên mục nguồn trong cây file, bấm chuột phải cũng được) đọc nguồn đó một lần. Trong lúc chạy nút hiện Đang lấy file…; xong thì có một dòng kết quả (Đã lấy 2 file mới, Không có file mới) và lịch sử có thêm dòng Lấy file thủ công. Một nhóm Telegram dùng chung bot với nhóm khác thì các nhóm đó cũng được lấy cùng lúc.
• ⋯ → Lấy file từ tất cả nguồn ở đầu mục Nguồn lấy lần lượt mọi nguồn đang bật của dự án.
• Quy trình tạo ở bản trước có điều kiện "chạy khi có file đến" (nay là Bước nâng cao) vẫn chạy khi file mới được lấy về. Quy trình mới chạy theo Lịch.
• Telegram chỉ giữ tin khoảng 24 giờ. Nếu một nguồn Telegram đã hơn 20 giờ chưa được lấy, tab của nó báo Lần lấy gần nhất: N giờ trước — Telegram chỉ giữ tin khoảng 24 giờ và chấm tình trạng chuyển vàng; quá 24 giờ thì chuyển đỏ: Có thể đã mất tin cũ hơn 24 giờ. Hãy lấy file ít nhất mỗi ngày một lần.
• Quy trình lấy file bằng bước Lấy file. Quy trình chỉ đọc một nguồn khi một bước Lấy file của nó chạy — theo Lịch, khi bấm ▶ Chạy cả quy trình, hoặc khi bấm ▶ (Chạy bước này) trên bước đó. Bước này giống hệt bấm Lấy file: lấy ngay, không chờ; muốn xem lại sau, thêm bước Đợi đến và một bước Lấy file nữa. Lịch sử ghi Quy trình … lấy file. Trong Thử từng bước, nguồn chỉ được đọc khi bạn chọn Lấy file trước khi thử.
• AMBA vẫn chưa gửi câu hỏi qua Telegram (ngày của file, loại file — bạn trả lời ngay trong ứng dụng), và phần trao đổi với chủ dự án trên Telegram của quy trình vẫn tạm ngừng (Tạm ngừng (cần lấy tin tự động)).

Thêm nguồn

⋯ ở đầu mục Nguồn có Tải file lên và Thêm nguồn ▸ Telegram · Drive · Thư mục. Thêm nguồn mở một tab mới với khung thiết lập; khi bạn bấm Thêm nguồn, nguồn hiện trong cây file và tab trở thành tab của nguồn đó. Thêm một nhóm Telegram cũng lưu nhóm vào danh bạ của dự án (một lần), để quy trình gọi được tên nhóm.

Nhập file một lần từ Drive. Mở một nguồn Google Drive và bấm Nhập file một lần… ở đầu tab: trình duyệt Drive mở ngay thư mục của nguồn, và bạn có thể đi tới bất kỳ đâu trong tài khoản Google đó để chọn file theo tên. File được sao chép vào chính nguồn đó, xếp theo ngày và phân loại như file nhận tự động; lịch sử nạp file ghi Nhập một lần: N file. Chưa có nguồn Drive thì hãy thêm một nguồn Drive trước.

File đã nhập từ Drive trước đây. Trước đây file nhập một lần nằm trong một mục riêng. Khi mở dự án, AMBA tự chuyển chúng vào nguồn Drive của cùng tài khoản Google nếu có đúng một nguồn như vậy (quy trình và các điều đã ghi nhận được cập nhật theo). Nếu không, chúng hiện dưới mục Nhập từ Drive (cũ) với hai nút Chuyển vào nguồn… và Xoá.

File không thuộc ngày nào (danh sách nhân sự, bảng giá) nằm trong thư mục Chưa rõ ngày của nguồn hoặc trong Bạn tải lên. Xem thêm Quy trình → Nguồn và nguồn file.

Khi nguồn Telegram không nhận được file

Tab của nguồn nói rõ lý do, và khung thiết lập có nút sửa:

• Chưa được phép đọc Keychain — macOS chặn AMBA đọc token của bot. Bấm Cho phép truy cập Keychain; khi macOS hỏi, chọn Luôn cho phép (Always Allow) và nhập mật khẩu máy. Bấm Kiểm tra cũng thử lại. Bấm Lấy file cũng thử lại một lần.
• Chưa kết nối / Token bot không còn hợp lệ — bấm Nhập lại token bot và dán token từ @BotFather.
• Bot đang chuyển tin nhắn sang dịch vụ khác (webhook) — bấm Tắt webhook (có hỏi xác nhận) để AMBA đọc được nhóm; chỉ tắt nếu bạn không còn dùng dịch vụ đó.
• Bot đang bị chương trình khác đọc — tắt chương trình đó (hoặc một bản AMBA khác đang chạy), hoặc chọn bot khác ở mục Bot. Đổi bot thì AMBA đọc lại nhóm từ đầu.
• Danh sách nhóm trống — thêm bot vào nhóm (hoặc gửi một tin nhắn hay /start trong nhóm), rồi bấm Tải lại.

Chỉ khi mạng hoặc Telegram gián đoạn ngắn mới hiện Lỗi tạm thời — bấm Lấy file để thử lại.

6. Dự án tạo trước phiên bản 0.5.13

Dự án cũ dùng ba thư mục cố định (input/, workings/, output/). Lần mở đầu tiên sau khi cập nhật, AMBA chuyển một lần:

• file trong input/ đến từ một nguồn được chuyển vào đúng ngày của nguồn đó trong Nguồn;
• phần còn lại của input/ chuyển vào sources/uploads/, giữ nguyên các thư mục con;
• workings/ và output/ giữ nguyên chỗ cũ, thành các thư mục bình thường trong vùng Làm việc.

Một thông báo duy nhất, File đầu vào giờ nằm trong Nguồn, cho biết đã chuyển bao nhiêu file. Quy trình, các điều đã ghi nhận và đường dẫn tới file được cập nhật cùng lúc, nên không phải thiết lập lại gì. Nếu có file không chuyển được (ví dụ trong Nguồn đã có file cùng tên nhưng khác nội dung), AMBA không chuyển gì cả và thông báo ghi rõ lý do.